Angebot schreiben als Selbstständiger: Was gehört hinein?

Ein gutes Angebot ist mehr als eine Preisangabe. Es zeigt deinem Kunden, was er bekommt, und hilft dir, spätere Streitigkeiten über Leistungen zu vermeiden, die nie vereinbart waren. Viele Selbstständige schreiben Angebote spontan per Mail. Das geht, kostet aber oft Zeit und führt zu Nachfragen. Hier findest du einen Aufbau als Orientierung für den Alltag.

Die Bausteine

Ein gut lesbares Angebot enthält in der Regel diese Teile: deine Absenderdaten und die deines Kunden, ein Datum, eine eigene Angebotsnummer, eine kurze Einleitung, die Leistungsbeschreibung, den Preis, die Zahlungsbedingungen, eine Gültigkeitsdauer und eine Zeile zur Annahme. Welche Angaben für dein Unternehmen verpflichtend sind, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung oder der zuständigen Stelle. Verträge und gesetzliche Vorgaben gehen dem hier gezeigten Aufbau immer vor.

Die Leistung genau beschreiben

Der wichtigste Teil ist die Leistungsbeschreibung. Schreibe konkret, was geliefert wird, in welchem Umfang und in welcher Form. Statt „Gestaltung einer Broschüre“ besser: „Gestaltung einer Broschüre mit acht Seiten, zwei Korrekturrunden, Lieferung als druckfertige Datei“. So sieht dein Kunde, was enthalten ist, und du hast eine Grundlage, falls Zusatzwünsche kommen.

Fünf Praxistipps

Nenne, was nicht enthalten ist. Ein Satz wie „Nicht enthalten sind Druckkosten und Bildlizenzen“ erspart dir spätere Diskussionen.
Lege die Zahl der Korrekturschleifen fest. Weitere Runden kannst du nach Aufwand anbieten.
Setze eine Gültigkeit. Ein Angebot ohne zeitliche Grenze kann dich unerwartet lange binden. Ein klares Datum schafft Planungssicherheit.
Teile größere Projekte in Abschnitte mit eigenen Preisen. Das macht die Kosten verständlich und erleichtert Teilzahlungen.
Bitte um eine schriftliche Annahme, etwa per Antwortmail oder Unterschrift. Dann ist nachvollziehbar, was vereinbart wurde.

Preis und Steuerhinweis

Weise den Preis eindeutig aus und kennzeichne, ob er Umsatzsteuer enthält. Arbeitest du als Kleinunternehmer, braucht es einen passenden Hinweis; welcher Wortlaut für dich gilt, klärst du bitte mit deiner Steuerberatung. Das Angebot und die spätere Rechnung sollten zueinander passen, damit dein Kunde keine Überraschungen erlebt.

Wie du das Angebot verschickst

Ein Angebot als PDF wirkt aufgeräumter als ein langer Mailtext. Schreibe in der Mail zwei erklärende Sätze und nenne eine Ansprechperson für Rückfragen. Wenn nach einigen Tagen keine Antwort kommt, frage freundlich nach, ob alles angekommen ist.

Von der Vorlage zur Routine

Wenn du öfter Angebote schreibst, lohnt sich eine Vorlage mit festem Layout, in der du nur die markierten Felder änderst. Das spart Zeit, und deine Angebote sehen einheitlich aus. Ergänzend hilft eine Kalkulation: Wie viele Stunden brauchst du tatsächlich, und welcher Stundensatz ist nötig, damit am Ende etwas übrig bleibt? Wer diese Zahl nicht kennt, kalkuliert leicht zu knapp.

Häufige Stolperstellen

Unklare Formulierungen sind der Klassiker: „nach Aufwand“ ohne Obergrenze, „Pauschale“ ohne Beschreibung, „bei Bedarf Anpassungen“. Das führt später zu Gesprächen, die vermeidbar gewesen wären. Genauso heikel ist ein Angebot, das mündlich Besprochenes nicht aufgreift. Schreibe auf, was vereinbart wurde, und lass es dir bestätigen. Das kostet wenige Minuten und kann späteren Klärungsaufwand verringern. Hast du Zweifel zu den rechtlichen Folgen eines Angebots, ist eine Rechtsberatung die richtige Anlaufstelle.

Passend dazu

Das Angebots- und Auftragspaket enthält Word-Vorlagen vom Angebot bis zur Abnahme, einen Excel-Angebotsrechner und einen Leitfaden. Wenn du auch die Rechnungsseite abdecken möchtest, findest du im Paket Büro komplett beide Pakete in einem. Vorlagen sind eine Arbeitshilfe und ersetzen keine Beratung.

Weitere Vorlagen und Rechner findest du auf der Startseite des Belegano-Shops.

Allgemeine Informationen, keine Rechts-, Steuer- oder Gesundheitsberatung.