Kleinunternehmer-Rechnung: Pflichtangaben im Überblick
Die erste Rechnung ist für viele ein kleiner Schreck. Was muss darauf stehen, was lässt man weg, und wie erklärt man, dass keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird? Hier bekommst du eine verständliche Übersicht für den Alltag. Sie ist allgemeine Information und keine Steuer- oder Rechtsberatung. Bei Unsicherheit sprich mit einer Steuerberaterin, einem Steuerberater oder dem Finanzamt.
Die Grundangaben
Eine Rechnung nennt in der Regel den vollständigen Namen und die Anschrift von dir und deinem Kunden, das Datum, eine fortlaufende Rechnungsnummer und die Leistung mit Menge, Art und Zeitraum. Dazu kommt der Preis. Außerdem verlangt das Finanzamt grundsätzlich eine Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Rechnungsstellers. Prüfe, welche Angabe bei dir passt, und halte dich an die aktuellen Vorgaben.
Der Hinweis auf § 19 UStG
Wer als Kleinunternehmer nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer erhebt, weist sie auch nicht aus. Damit der Kunde das nachvollziehen kann, steht auf der Rechnung ein Hinweis, zum Beispiel: Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet. Viele schreiben den Satz unter die Summe, damit er nicht übersehen wird. Wichtig ist, dass kein Steuersatz und kein Steuerbetrag auftaucht, denn sonst kann es zu Rückfragen kommen. Die Regeln für Kleinunternehmer ändern sich gelegentlich, daher gilt: Schau vor dem Versand nach dem aktuellen Stand.
Rechnungsnummer richtig vergeben
Die Nummer soll eindeutig sein und fortlaufend. Üblich ist ein Schema wie Jahr, Bindestrich und laufende Zahl, zum Beispiel 2026-001. Springe nicht zwischen mehreren Nummernkreisen hin und her, und vergib keine Nummer doppelt. Wenn du eine Rechnung korrigierst, schreibst du eine neue und verweist auf die alte, statt die Nummer zu überschreiben. So bleibt die Reihenfolge nachvollziehbar.
Zahlungsbedingungen klar formulieren
Schreibe auf, bis wann bezahlt werden soll und auf welches Konto. Ein konkretes Datum ist verständlicher als eine lange Frist. Wenn du Skonto oder Teilzahlungen anbietest, nenne sie ausdrücklich. Eine freundliche Schlussformel gehört dazu, sie kostet nichts und wirkt professionell. Was du bei zu später Zahlung tun kannst, steht im Beitrag Zahlungserinnerung schreiben.
Typische Fehler
- Steuersatz oder Umsatzsteuer ausgewiesen, obwohl § 19 gilt.
- Leistungszeitraum fehlt oder ist unklar.
- Rechnungsnummer doppelt oder nicht fortlaufend.
- Anschrift des Kunden unvollständig.
- Kein Hinweis zum Zahlungsziel.
Mit einer festen Vorlage vermeidest du die meisten dieser Fehler, weil die Angaben schon als Felder vorgegeben sind.
Vorlage nutzen statt jedes Mal neu bauen
Eine gute Vorlage spart bei jeder Rechnung Zeit. Im Shop gibt es die Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer mit dem Hinweis nach § 19 und einem Excel-Rechner mit Ausgangsbuch. Für mehrere Dokumente auf einmal passt das Rechnungspaket für Selbstständige mit acht Word-Vorlagen von der Rechnung bis zur Mahnung. Wer viele Rechnungen schreibt, kann mit dem Rechnungsgenerator aus Kundenliste und Positionen fertige Rechnungen erzeugen. Alle Dateien sind digitale Vorlagen zum Anpassen.
Online ausprobieren
Wenn du erst einmal sehen möchtest, wie eine Rechnung aufgebaut ist, kannst du den kostenlosen Rechnungs-Generator nutzen. Er läuft im Browser. Für Beträge mit und ohne Umsatzsteuer hilft der Mehrwertsteuer-Rechner, falls du Kunden hast, die Bruttopreise erwarten oder du dich später für die Regelbesteuerung entscheidest.
Rechnungen aufbewahren und ordnen
Gestellte Rechnungen werden geordnet abgelegt, damit sie bei Fragen schnell auffindbar sind. Ob und wie lange du sie aufbewahren musst, hängt von deiner Situation ab. Informiere dich bei der zuständigen Stelle. Praktisch ist eine Liste, in der du Rechnungen mit Datum, Betrag und Zahlungsstand führst. Die Belegliste hilft, Belege und Kontoauszug monatlich abzugleichen. Mehr zu Rechnungsvorlagen findest du in der Rubrik Rechnungen.
Kurz zusammengefasst
Grundangaben vollständig, den § 19-Hinweis sichtbar, die Nummer fortlaufend, das Zahlungsziel klar. Wer eine Vorlage verwendet, hat diese Punkte schon im Blick. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Beratung.
Ein Beispiel zum Durchgehen
Stell dir vor, du hast einen Kunden zwei Tage lang beraten. Auf der Rechnung steht oben dein Name mit Anschrift, darunter Kundenname und Anschrift. Rechts folgen Rechnungsdatum und Rechnungsnummer. In der Mitte steht eine Tabelle: Leistung, Zeitraum, Menge, Einzelpreis, Gesamtbetrag. Darunter kommt der Endbetrag und der Satz, dass nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer berechnet wird. Ganz unten stehen Zahlungsziel und Bankverbindung. Mehr braucht eine einfache Rechnung zunächst nicht, doch einzelne Branchen haben zusätzliche Anforderungen. Informiere dich dazu bei deiner Kammer oder Fachperson.
Vor dem Versand prüfen
Lies die Rechnung vor dem Versand einmal laut. Stimmen Beträge, Datum und Anschrift? Hast du die richtige Rechnungsnummer vergeben? Erst dann sendest du sie als PDF an den Kunden. Speichere eine Kopie im Ablageordner, am besten mit einem festen Dateinamen aus Datum, Kundenname und Nummer.
Hinweis: Dieser Beitrag ist allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.