Stundensatz berechnen als Selbstständiger: Beispiel zum Mitrechnen
Viele Selbstständige legen ihren Preis nach Gefühl fest oder orientieren sich an anderen. Das kann funktionieren, führt aber oft dazu, dass am Monatsende weniger übrig bleibt als gedacht. Der Grund: Von einem Arbeitstag sind nur ein Teil der Stunden abrechenbar. Hier rechnest du Schritt für Schritt aus, welchen Mindest-Stundensatz du brauchst. Die Zahlen sind ein Beispiel und keine Empfehlung, und der Beitrag ist keine Steuer- oder Finanzberatung.
Schritt 1: Das Wunscheinkommen festlegen
Überlege, wie viel du im Jahr für dich zum Leben brauchst. Dazu zählen Miete, Essen, Versicherungen, Altersvorsorge und ein Puffer. Nimm als Beispiel 30.000 Euro im Jahr an. Das ist der Betrag, der für dich übrig bleiben soll, bevor du Abgaben bedenkst.
Schritt 2: Abgaben und Rücklagen berücksichtigen
Von deinen Einnahmen gehen je nach Situation Beiträge für Kranken- und Rentenversicherung sowie eventuell Steuern ab. Wie hoch sie sind, hängt von deiner persönlichen Lage ab. Lege deshalb einen Prozentsatz fest, den du dir von einer Fachperson nennen lässt, und rechne ihn als Aufschlag ein. Nehmen wir für das Beispiel 25 Prozent an. Dann braucht du vor Abgaben nicht 30.000, sondern etwa 40.000 Euro.
Schritt 3: Betriebskosten dazurechnen
Selbstständigkeit kostet Geld: Software, Hardware, Büro oder Arbeitsplatz, Versicherungen, Buchhaltung, Weiterbildung, Telefon. Rechne alle Posten zusammen, die im Jahr anfallen. Im Beispiel sind es 6.000 Euro. Damit liegt der Jahresumsatz, den du erzielen musst, bei etwa 46.000 Euro.
Schritt 4: Die abrechenbaren Stunden bestimmen
Hier liegt der häufigste Denkfehler. Ein Jahr hat nicht 2.000 abrechenbare Stunden. Urlaub, Feiertage, Krankheit, Fortbildung, Akquise, Buchhaltung und Angebote schreiben sind Arbeit, die niemand bezahlt. Viele kommen auf eine Quote von 50 bis 70 Prozent ihrer Arbeitszeit. Im Beispiel arbeitest du 1.600 Stunden im Jahr, davon sind 60 Prozent abrechenbar, also 960 Stunden.
Schritt 5: Die Rechnung
Jahresumsatz geteilt durch abrechenbare Stunden: 46.000 geteilt durch 960 ergibt rund 48 Euro pro Stunde. Das wäre im Beispiel der Mindest-Stundensatz, damit die Rechnung aufgeht. Rechnest du mit einer Quote von 50 Prozent statt 60, steigt der Satz auf etwa 58 Euro. Du siehst, wie stark die abrechenbaren Stunden den Preis beeinflussen. Ob du den Satz am Markt durchsetzen kannst, hängt von Branche, Erfahrung und Nachfrage ab.
Der Stundensatz im Angebot
Der Mindest-Stundensatz ist eine Untergrenze, kein Angebotspreis. Beim Angebot kommen Puffer für Unvorhergesehenes und ein Gewinnanteil hinzu. Wie du das übersichtlich aufbaust, erklärt der Beitrag Angebot schreiben: Welche Angaben gehören hinein?. Wer zusätzlich ein Festpreisangebot macht, sollte den Aufwand vorher gut schätzen, damit der Satz am Ende nicht sinkt.
Hilfe im Shop
Den Ablauf kannst du in einer Tabelle nachbauen. Der Stundensatz-Rechner bestimmt aus Wunscheinkommen, Aufschlag für Abgaben, Betriebskosten und abrechenbaren Stunden den Mindest-Stundensatz. Für ganze Projekte hilft der Angebotskalkulator mit Arbeitspaketen, Fremdkosten, Puffer und Gewinnzuschlag. Wer seine Zeit belegen möchte, nutzt die Zeiterfassung mit Leistungsnachweis. Alle Dateien sind digitale Vorlagen, die du anpassen kannst. Weitere Rechner findest du in der Rubrik Zahlen und Planung.
Brutto und Netto im Blick behalten
Je nachdem, ob du Kleinunternehmer bist oder Umsatzsteuer berechnest, unterscheiden sich Preis und Betrag, der bei dir ankommt. Mit dem kostenlosen Mehrwertsteuer-Rechner kannst du Netto- und Bruttobeträge schnell umrechnen. Welche Regelung für dich gilt, klärst du mit dem Finanzamt oder einer Fachperson.
Regelmäßig überprüfen
Dein Stundensatz ist nicht für immer festgelegt. Prüfe ihn einmal im Jahr: Haben sich Kosten verändert? Wie viele Stunden waren wirklich abrechenbar? Wie sieht die Auslastung aus? Wenn du merkst, dass die Quote niedriger war als geplant, passe entweder den Preis oder den Aufwand an. Eine Preisanpassung kündigst du am besten rechtzeitig und freundlich an.
Ein häufiger Irrtum
Manche glauben, ein höherer Stundensatz schrecke Kunden automatisch ab. Das stimmt so nicht pauschal. Entscheidend ist, was du für den Preis bietest und wie klar du es erklärst. Wer seine Leistung gut beschreibt und den Nutzen für den Kunden zeigt, hat mehr Spielraum. Umgekehrt führt ein zu niedriger Satz häufig dazu, dass du mehr arbeiten musst, um dasselbe zu verdienen. Das kann zu Überlastung führen. Rechne daher ehrlich nach, bevor du einen Preis nennst.
Wer mehrere Leistungen anbietet, kann unterschiedliche Sätze festlegen, etwa einen für Beratung und einen anderen für Umsetzung. Halte sie in einer kleinen Preisliste fest, damit du Kunden immer dieselbe Auskunft gibst. Eine Vorlage dafür ist die Preisliste und Leistungsübersicht.
Hinweis: Dieser Beitrag ist allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Alle Zahlen sind Beispiele.