Kassenbuch führen als Kleinunternehmer: So geht es Schritt für Schritt

Wer als Kleinunternehmer Bargeld annimmt oder bar bezahlt, sollte jede Bewegung nachvollziehbar festhalten. Ein Kassenbuch ist dafür das einfachste Werkzeug: eine Tabelle, in der jede Einnahme und jede Ausgabe in der Reihenfolge steht, in der sie passiert ist. Dieser Beitrag zeigt dir, wie ein sauberes Kassenbuch aufgebaut ist und wie du es mit wenigen Minuten pro Woche führst. Er ist eine allgemeine Orientierung und keine Steuerberatung. Ob und in welcher Form du aufzeichnen musst, klärst du im Zweifel mit dem Finanzamt oder einer Steuerberatung.

Wozu ein Kassenbuch gut ist

Bargeld hinterlässt keine Spur wie eine Überweisung. Das Kassenbuch ersetzt diese Spur. Es zeigt, wie viel Geld in der Kasse sein muss, und es lässt sich mit dem tatsächlichen Bestand vergleichen. Stimmen beide Zahlen überein, ist deine Kasse in Ordnung. Stimmen sie nicht überein, siehst du sofort, dass etwas fehlt oder doppelt gebucht wurde, solange du dich noch erinnern kannst.

Auch für die Einnahmenüberschussrechnung am Jahresende ist es hilfreich: Du musst nicht mühsam zusammensuchen, was bar bezahlt wurde, sondern hast alles an einer Stelle.

Die Spalten, die du brauchst

Datum des Vorgangs
Belegnummer, die zum abgehefteten Beleg passt
Buchungstext: wofür das Geld ein- oder ausgeht, zum Beispiel „Kundin Meier, Rechnung 2026-014“ oder „Druckerpapier“
Einnahme und Ausgabe in getrennten Spalten
Kassenstand nach jeder Buchung

Mehr braucht ein einfaches Kassenbuch nicht. Wichtig ist, dass die Einträge fortlaufend sind, ohne Lücken und ohne freie Zeilen dazwischen.

So trägst du ein

Lege einen Anfangsbestand fest, also das Bargeld, das zu Beginn in der Kasse liegt.
Trage jeden Vorgang am Tag selbst ein, oder spätestens am Ende des Arbeitstags.
Hefte zu jeder Buchung den Beleg ab und notiere die Belegnummer.
Rechne nach jedem Eintrag den neuen Kassenstand aus.
Zähle regelmäßig das echte Bargeld und vergleiche es mit dem Kassenstand im Buch.

Ein kleines Beispiel

Anfangsbestand 100 Euro. Am Montag zahlt eine Kundin 40 Euro bar für eine Dienstleistung, der Kassenstand ist 140 Euro. Am selben Tag kaufst du für 12 Euro Büromaterial, der Kassenstand ist 128 Euro. Am Abend zählst du nach: In der Kasse liegen 128 Euro. Alles stimmt, und beide Belege sind mit Nummern abgeheftet.

Typische Fehler

Der Kassenstand rutscht ins Minus. Das kann rechnerisch nicht sein, denn so viel Bargeld kann nicht ausgegeben werden, wie in der Kasse liegt. Meist fehlt eine Einnahme oder eine Einlage.
Einträge werden wochenlang gesammelt und aus der Erinnerung nachgetragen.
Zahlungen mit Karte oder per Überweisung landen im Kassenbuch. Sie gehören aufs Konto, nicht in die Barkasse.
Fehler werden überschrieben oder wegradiert. Besser ist eine sichtbare Korrekturbuchung mit Hinweis, damit nachvollziehbar bleibt, was passiert ist.
Privatentnahmen werden nicht festgehalten. Auch sie gehören ins Buch, am besten mit dem Text „Privatentnahme“.

Was ist mit der Umsatzsteuer?

Als Kleinunternehmer weist du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus. Im Kassenbuch trägst du deshalb einfach die Beträge ein, die tatsächlich gezahlt wurden. Eine Spalte für Steuersätze brauchst du nicht. Entfällt die Kleinunternehmerregelung, ändert sich das, und du solltest die Spalten anpassen.

Kurze Checkliste für jede Woche

Alle Barbelege der Woche eingetragen?
Belegnummern vollständig?
Kassenstand im Buch gleich Bargeld in der Kasse?
Auffälligkeiten kurz notiert?

Digital oder auf Papier?

Beides geht, solange die Einträge nachvollziehbar bleiben. Bei einer Tabelle am Rechner ist es sinnvoll, am Monatsende eine Kopie zu sichern, damit spätere Änderungen erkennbar sind. Bei einem Heft führst du die Einträge dokumentenecht mit Kugelschreiber.

Passende Vorlagen

Wenn du nicht bei null anfangen willst: Das Kassenbuch als Vorlage bringt Spalten und Rechenformeln mit. Für die Belege eines Monats hilft die Belegliste, und für die Gewinnermittlung am Jahresende das Einnahmen-Ausgaben-Journal. Prüfe aber immer, ob die Vorlage zu deinem Betrieb passt.

Allgemeine Informationen, keine Steuerberatung. Stand November 2026.